Algemene regels bij inhuur

IPICO CHIP REGISTRATIE

Algemene regels van belang voor de Elektronische Tijdregistratie met chip:

Een registratiemat is 5m breed, en er zijn 2 nodig voor juiste finishregistratie, ze liggen dan achter elkaar. Deze twee matten zitten aan 1 of meerdere tijdregistratiemachines. De huurprijs voor een finishmat breedte van 2m40 is 150 euro (2 matten achter elkaar), bij 5m is dit 300 euro.

Een operator is in het algemeen niet beschikbaar, er zijn een beperkt aantal wedstrijden per jaar waar assistentie verleend wordt. De gegevens van de machine worden opgeslagen op een USB stick, en/of uitgelezen via een netwerkverbinding. Uitlezen via een netwerkverbinding betekent dat er een laptop opgesteld moet kunnen worden en bedient. Dit vraagt een droge werkplek met 220v.
Het is mogelijk de apparatuur zelf te bedienen, we geven dan instructie hoe het werkt.

De operator is primair verantwoordelijk te houden voor het registreren van de chips die over de mat komen. Uitslag verwerking is een extra dienst, die een goed samenspel vraagt met het wedstrijdsecretariaat. Als de operator zowel de machine moet bedienen als de uitslagverwerking moet helpen verzorgen, dan is dat een dubbele taak. Dat betekent dat de uitslagverwerking pas gedaan wordt nadat de reguliere werking van de machine is verzekerd. Het vraagt ook dat er een droge werkplek beschikbaar is met 220v en waar een zekere mate van concentratie mogelijk is bij het verwerken en nakijken van resultaten.

1) Er kan met deze machine ook een zogenaamde nettostart worden gedaan.Er is liefst 20cm afstand tussen de voorste lopers en de mat.

2) Het startschot dat gegeven wordt, vraagt afstemming met de bediening van de ET. Als er geen oogcontact is met de starter, zal de operator nog steeds naar beste kunnen het startschot elektronisch uitvoeren, maar het zal te begrijpen zijn dat er misverstanden kunnen bestaan. Stopwatch heeft een elektronisch startschot nodig. Meerdere startmethodes tegelijk gebruiken, geeft vaak een valse start (bijv aftellen en een startpistool, het is af te raden).

3) Als deelnemers massaal boven op de mat staan voor het vertrek (ipv 10-20cm afstand), zal de registratie van het startschot met een redelijke zekerheid  niet goed verlopen. Het is dan wel te herstellen, maar dit vraagt tijd om aan de hand van de chipcodes de eerst vertrekkende loper terug te vinden.

4) Deelnemers kunnen vooraf aan de start over de mat gaan. Er is geen noodzaak de deelnemers krampachtig weg te houden. Doordat de deelnemers (met mate) over de mat gaan, kan ook de voortdurende werking van het systeem worden bevestigd.

5) De kabels van de matten naar de registratiemachines en de kabel van de registratiemachine naar computer zijn bestand tegen (outdoor)buitengebruik (regen/wind/sneeuw), maar kunnen niet tegen publiek dat hierop zou gaan staan, struikelen, of anderszins de kabels kan lostrekken, duwen of trekken. Indien men dichter dan 50cm bij de machines en kabels staat is er geen garantie dat er een correcte tijdregistratie zal zijn. Als hierdoor de registratie mislukt, zijn nog steeds kosten verschuldigd. Als het publiek/organisatie apparatuur beschadigd/zoek maakt, zullen herstelkosten in rekening gebracht worden (chips 3 euro, registratiemat 2000 euro, registratiemachine 8000 euro, videocamera 250 euro)

6) De stichting werkt zonder winstoogmerk, doel zal zijn de (wedstrijd)sport te bevorderen, en daarvoor worden de middelen tegen kostprijs aangeboden. Het betekent wel dat garanties moeilijk te geven zijn, de bediening is door vrijwilligers en operatie gaat naar beste eer en geweten. Als dit niet werkzaam is voor de organisatie van het loopsportevenement, zijn er andere aanbieders met een veel groter dienstpakket en meer garanties. De stichting past zich in het algemeen aan de omstandigheden aan, en zal al alleen in extreme situaties aangeven dat tijdregistratie niet gaat lukken zonder aanpassing van de werkmethode, opstelling, administratie en chronoloog. Het gevolg kan zijn, dat pas het gedurende het evenement blijkt dat de tijd registratie (met  name een snelle uitslagverwerking) niet meer mogelijk is. Snelle uitslag verwerking vraagt veel van een goed functionerend secretariaat.

7) Het systeem werkt op basis van RFID, cq een antenne. We doen vooraf aan de wedstrijd een meting met een chip, dat de response voldoende is. Dat is te horen ook, een goede registratie betekent toch wel minimaal 200 bliepjes van een chip in een minuut. Als een loper dan met een snelheid van 25km/uur passeert, is er nog steeds voldoende registratie. Ondergrondse buizen tot een meter diep, van metaal, bepaald betonvlechtwerk, 220v stroomkabels, bepaalde frequentiemodulators kunnen het signaal verstoren. Als dit vooraf aan de wedstrijd direct bekend is, zal als uiterste consequentie de start verplaatst moeten worden naar een minder storingsgevoelige locatie (bv niet op een rioolputdeksel, niet boven een ondergrondse kabeldoorvoer). Als het tijdens de wedstrijd optreed, zal direct actie ondernomen worden om de storing te achterhalen, te elimineren en ook weer als uiterste consequentie, verplaatsing van de mat naar een niet storingsgevoelige locatie.

8) de kernapparatuur werkt op een interne accu voor een periode van 3 uur. Met externe accu kan dit verlengd worden tot 6 uur. Aan de hand van de chronoloog zal bekeken worden hoeveel capaciteit volstaat. Voor uitslagverwerking zal altijd een goed werkende 220v aansluiting nodig zijn, voldoende voor tenminste een laptop en printer. Het aansluiten van een startboog, geluid en de tijdregistratie op 1 groep van beperkte capaciteit kan betekenen dat er stroomuitval komt. Ook kunnen kabelverbindingen door het publiek worden verbroken. Aandacht hiervoor is belangrijk.

9) Als machine en matten na de start verplaatst moeten worden, bijvoorbeeld omdat de finish op een andere locatie is, verwachten wij dat het chronoloog hier ruimte voor heeft en dat de organisatie hierbij helpt. De apparatuur weegt 7 kilo per component, het zijn drie componenten. Afkoppelen en opstarten kosten circa 1 minuut per handeling.

10) We leveren huurchips, dit zijn schoenchips, genummerd van 1 tot 1000, eventueel met een serie aanduiding (bijvoorbeeld A of B). Dit zijn dus geen startnummers draagbaar op borst of rug. Chips in startnummers zijn op aanvraag verkrijgbaar. Uitgangspunt is dat de deelnemer een chip krijgt met een nummer gelijk aan het startnummer van die deelnemer.

11) We registreren de tijd. We hebben aanvullende apparatuur, bijvoorbeeld een enkelzijdige wedstrijdklok, een professionele portofoon set (8 stuks), geluidsapparatuur, videoverbindingen. Hier zal altijd apart overeenstemming nodig zijn over de prijs voordat deze wordt meegenomen en ingezet.

12) We maken ook altijd finishbeelden opnames. Dit is een methode om een back-up te hebben. De camera staat op een stevig luidsprekerstatief, ruim 2 meter hoog. Er kan dan achteraf op de video worden teruggezien wanneer een loper over de finish is gekomen. Het verdient de aanbeveling dat zowel klok als finish in beeld zijn. Als organisatie, deelnemers of publiek de camera wegdraait, valt dat buiten onze verantwoordelijkheid, het is maar een back-up systeem. Voor de bruikbaarheid van de beelden voor promotie/herinnering doeleinden is het mooier als de video gestart wordt als de eerste loper aan komt. Maar, daarmee  is er geen garantie of de opname lukt, al zal dit doorgaans dit wel het geval zijn. Het kan mis gaan als er veel zaken rommelig lopen, waardoor de video te laat is in gestart, het weer kan tegenzitten, er kan onverhoopt een probleem zijn met het SD kaartje of de batterijduur. De beelden worden op YouTube geplaatst.

13) We helpen altijd bij het verwerken van de uitslagen in Stopwatch.nl. Het hebben van een stopwatch licentie, met de zogenaamde chip module, valt buiten onze verantwoordelijkheid. Stopwatch is een webapplicatie van Iwan, te verkrijgen via Inschrijven.nl

Hiervoor is het dan wel noodzakelijk dat men ons toegang geeft tot de stopwatch versie. 

a. We zullen vragen stellen als er mensen niet in de stopwatch administratie staan, maar wel  vertrokken/aangekomen zijn.

b.We zullen vragen stellen als naar ons idee er mensen op een verkeerd onderdeel of categorie zijn ingedeeld.

c.Uitslagenlijsten kunnen vertekend zijn doordat er nog incorrecte deelnemersinformatie is, dit zal ook het geval zijn als mensen wel finishen, maar zonder chips. We zijn hiervoor niet verantwoordelijk te houden, maar doen wel ons best potentiele problemen te herkennen en te helpen oplossen.

d.Bij niet tijdige oplossing van genoemde problemen beschouwen wij het als evident dat een evt prijsuitreiking moet worden uitgesteld.

e.Om de correcte werking van de apparatuur te waarborgen, zullen we niet zo maar de bewaking van de machine stoppen om bijv naar een secretariaat te lopen voor nieuwe deelnemers bestanden of om registratie zaken te melden. Registratie van de chips is altijd onze nummer 1 prioriteit.

f.De organisatie kan helpen met een correcte en snel beschikbare uitslag door mee te kijken met de elektronische registraties voor afwijkingen (jury aankomst) en door het beschikbaar hebben van een koerier die actuele deelnemer bestanden brengt vanuit een secretariaat

14) De stichting heeft de beschikking over 8000 chips, maar kan bij lenen indien nodig. Om de kosten zo laag mogelijk te houden, is het prettig als de chips niet te lang uitgeleend zijn. De chips moeten daarom op de wedstrijddag allemaal retour gegeven worden. Dit zijn zowel de niet gebruikte chips, als de niet afgehaalde chips als natuurlijk de gebruikte chips. Met name niet afgehaalde chips of chips die bij iemand thuis zijn blijven liggen zijn een risico daarbij.

15) De stichting kan de chips uitsorteren, of de organisatie kan een hand toesteken dit te versnellen.

a.Het ongesorteerd terug geven van de chips, alles door elkaar, niet afgehaalde chips in enveloppen, vraag behoorlijk wat extra tijd om uit te sorteren. De kosten zijn hiervoor 3 euro per 100 stuks

b.Het terug leveren van de chips netjes in de daartoe bestemde bakken, maar wel ongesorteerd, kost 2 euro per 100 stuks voor degene die niet in de oorspronkelijk geleverde bundels van 50 stuks oplopend genummerd meer zijn.

c.Het terug leveren van de chips in behoorlijke mate uit gesorteerd, oplopend genummerd, met opgave van vermiste chips zal zonder kosten blijven.

d.Afspraken maken hierover is mogelijk, er is bijvoorbeeld mal om snel uit te sorteren en er is een sorteerbak. Het enigszins voorsorteren zal veelal betekenen dat er weinig tot geen kosten zijn.

16) Het voorkomen van zoekgeraakte chips. Zorg dat op het inschrijf formulier staat dat de SCHOENchip ingeleverd moet worden. Zorg dat er een groot opvanggebied is, maar een kleine uitgang, bij die uitgang zet men de mensen neer die de chip innemen. Als men ziet dat deelnemers onder een lint direct wegstappen van de finish, en daarmee geen chip meer inleveren, onderneem dan actie. Als mensen bang zijn voor chip verliezen bij de loop, kan altijd de veter nog door de chip gehaald worden. Bij jonge/onervaren deelnemers kan aangegeven worden dat het een SCHOENchip is. (geen broekzak, halsketting of chip voor de kleedkamer).

Verder is van belang, dat indien iemand meerder startnummers afhaalt, die persoon op het hart gedrukt wordt de startnummers niet te verwisselen.

Het is niet mogelijk om met 1 chipnummer aan meer dan 1 onderdeel mee te doen.